La digitalizzazione del patrimonio e dei processi di gestione nel Facility Management, grazie all’intreccio di competenze multidisciplinari, oltre a migliorare la gestione della sicurezza nei luoghi di lavoro, ottimizza la relazione tra obblighi di legge, applicativi software e approccio BIM – Building Information Modeling.
La tutela del datore di lavoro rispetto agli adempimenti obbligatori che gli sono in capo. Parleremo della necessità di mettere ordine nell’asset principalmente documentale che riguarda gli immobili in gestione, per garantire il controllo sulla conformità documentale degli immobili e delle attrezzature in essi installate, e la tempestività di accesso alle informazioni in caso di necessità.
L’approccio integrato alla digitalizzazione del patrimonio e dei processi di gestione è fondamentale per il Datore di Lavoro che deve occuparsi, contemporaneamente alle altre attività che caratterizzano la disciplina del FM, degli aspetti che riguardano la salute e sicurezza nei luoghi di lavoro. Oltre agli aspetti normativi e le conseguenze nelle quali può incorrere disattendendo gli adempimenti obbligatori previsti per legge, si spiegherà come gli strumenti digitali per il governo delle informazioni relative al tema della salute e sicurezza, possano rappresentare un efficace mezzo per governare la complessità e dimostrare, in caso di necessità, la conformità con gli obblighi di legge.
Digitalizzazione collegata al Facility Management per i datori di lavoro
La gestione di un patrimonio immobiliare – specie nel caso della gestione di luoghi di lavoro – viene spesso declinata in termini di gestione delle manutenzioni degli immobili e delle attrezzature in essi installati. Ignorare il tema manutentivo comporta un rischio per il datore di lavoro, sostanzialmente correlato alla possibilità di non poter usare l’immobile per il mancato funzionamento di una delle sue componenti. Esiste tuttavia un’altra declinazione della gestione immobiliare che merita grande attenzione e che – per la verità – con il fatto manutentivo ha delle intersezioni, ossia quella del controllo sugli adempimenti obbligatori in capo al datore di lavoro. La necessità di occuparsi di questa tema scaturisce, come al solito, dal rischio a cui il datore di lavoro si espone, che può trasformarsi nel peggiore dei casi in conseguenze addirittura penali sullo stesso datore di lavoro.
In ogni caso, una cattiva gestione immobiliare si traduce inevitabilmente in dispersioni economiche, tipiche del processo edilizio, all’interno del quale, per molteplici ragioni, la fase di gestione impatta, a livello economico, in maniera ben più significativa (almeno 4 volte) delle precedenti fasi di progettazione e realizzazione dell’opera stessa.
Esempi di adempimenti obbligatori: Decreto Legislativo 81/08 in tema di salute e sicurezza sui luoghi lavoro
Parlando di adempimenti obbligatori, il pensiero va immediatamente a quelli dettati dal D. Lgs. 81/08 in tema di salute e sicurezza sui luoghi lavoro, quali gli obblighi formativi, la valutazione dei rischi, la messa a disposizione dei DPI necessari, ecc. Allo stesso modo sono adempimenti obbligatori quelli relativi alle verifiche periodiche degli impianti di sollevamento, degli impianti di messa a terra, il rinnovo del CPI.
Ma la compliance dell’immobile non si esaurisce qui: il Datore di lavoro deve essere consapevole ed in grado di dimostrare, in caso di necessità, la conformità urbanistica ed edilizia dell’immobile in sua gestione, aspetto tutt’altro che banale quando si parla di proprietà multi-sito o che derivano da progressive e frequenti evoluzioni di un sito originario. Per non parlare di obbligazioni meno esplicite, ma comunque valide, che impongono al datore di lavoro di fare tutto quanto in suo potere per consentire a dipendenti e fornitori esterni di operare nel luogo di lavoro in sua gestione in condizioni di sicurezza. In questo senso, ad esempio, la capacità di mettere a disposizione dei lavoratori le informazioni di natura tecnica necessarie per intervenire in sicurezza in un’area dell’immobile o su una determinata attrezzatura, concretizzano quanto appena detto.
Il complesso scenario del sistema tradizionale: come migliorare il Facility Managment con la digitalizzazione
La complessità dello scenario da gestire, la quantità delle informazioni da manipolare, obbliga il ricorso a strumenti diversi da quelli tradizionalmente utilizzati: i classici faldoni al cui interno “c’è tutto” offrono solamente una parvenza di tutela, che si sgretola non appena ci si trova nelle condizioni di dover reperire un dato al loro interno.
La soluzione è quella di dotarsi di piattaforme digitali che possano garantire l’ordinamento e l’immediata reperibilità delle informazioni quando richieste. Vantaggi intrinsechi di tali strumenti consistono non solo nella gestione documentale avanzata, con la possibilità di definire per metadati per la categorizzazione della documentazione raccolta e dirimere, attraverso l’uso di permessi d’accesso, chi può consultare quali informazioni, ma permettono di implementare flussi informativi che informino automaticamente i soggetti interessati delle scadenze degli adempimenti obbligatori.
L’uso di tali piattaforme consente inoltre, grazie alla messa disposizione delle informazioni nel cloud, di potervi accedere da ogni luogo, rendendole effettivamente sempre disponibili non solo al datore di lavoro, ma anche agli altri utenti che possono averne bisogno.
Sistemi informativi di gestione immobiliare
Il mercato offre una molteplicità di soluzioni atte a fungere da piattaforme per il Facility Management. Molti sono gli acronimi su cui ci si imbatte ad una prima ricerca:
- IWMS (Integrated Workplace Management System)
- CMMS (Computerized Maintenance Management System)
- EAM (Enterprise Asset Management)
- ecc.
Diversi acronimi che spesso vanno semplicemente a delimitare diversi perimetri di funzionalità rispetto all’ampia materia del Facility Management. Si tratta, infatti, di tipicamente di piattaforme che possono essere attivate per moduli, sulla base delle effettive necessità che si intende soddisfare:
dal basilare property management, alla gestione degli interventi manutentivi, alla gestione dell’energia, all’integrazione del sistema con la sensoristica applicata alle attrezzature installate, ecc.
In questo senso, prima di affrontare il tema di quale strumento acquistare, è opportuno interrogarsi su quali sono le questioni aziendali che si intendono risolvere e, se necessario, individuare un soggetto che supporti l’azienda nell’identificare gli aspetti essenziali che è opportuno governare, specie se parliamo di adempimenti obbligatori.
Progettazione, cantiere e gestione digitale: il ruolo del BIM
La digitalizzazione in chiave Facility Management muove generalmente a partire da un contesto non digitale, o in cui la disponibilità di informazioni digitalizzate si limita a file PDF e ad elaborati grafici in formato .DWG o simili, comunque affiancate da una significativa mole di documentazione cartacea. Si tratta quindi di un asset documentale che poco si presta ad essere rielaborato dalle succitate piattaforme, se non come informazione documentata che viene archiviata in uno spazio cloud.
D’altra parte, spesso si sente parlare di come l’approccio BIM (Building Information Modeling) trovi nella fase di gestione degli immobili la sua più grande utilità. È opportuno chiarire quale debba essere il ruolo del BIM nell’ambito del discorso che stiamo affrontando: il BIM non esclude, infatti, la necessità di dotarsi dei sistemi informativi di gestione di cui si è parlato, ma deve essere il mezzo attraverso cui l’informazione tecnica che va ad alimentare il sistema informativo di gestione viene raccolta nel corso delle fasi di progettazione e realizzazione delle opere. I sistemi informativi di più evoluti hanno infatti sviluppato la capacità di interagire direttamente con i modelli informativi, ad esempio generando l’anagrafica degli spazi o degli oggetti manutentivi direttamente dalla lettura dei modelli, ereditando anche le informazioni tecniche a corredo di questi ultimi.
Un connubio, quello fra BIM e sistemi informativi di gestione, che rappresenta quindi il più efficiente metodo di approccio al processo edilizio quando si approcciano nuovi interventi o quando si intenda ottenere una fotografia geometrica, informativa e dinamica dell’immobile in gestione.
In collaborazione con il Gruppo Contec nasce il progetto “Pillole di Sicurezza”, la serie di mini video dedicata alla divulgazione di tematiche di sicurezza sul lavoro.
A cura di Michele Carradori, BIM Manager presso Contec Ingegneria.
SERVIZI INGEGNERISTICI PER LE AZIENDE
Il Gruppo Contec aiuta le organizzazioni a realizzare progetti e gestire gli investimenti negli ambiti ingegneria e progettazione civile ed industriale. Fornisce soluzioni innovative e integrate per consentire ai propri partner di concentrarsi sul proprio business.
| E-Business