L’organizzazione e la gestione di un evento pubblico o privato è un’attività regolata da numerose normative, soprattutto negli ultimi anni a causa del COVID-19, la disciplina di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro ai sensi del D. Lgs. 81/08 e delle Direttive ministeriali di riferimento.
L’allestimento degli eventi è un vero e proprio processo produttivo temporaneo (o cantiere mobile) che prevede la compresenza di committente, fornitori e strutture che devono essere organizzati senza compromettere l’incolumità degli operatori tecnici, artistici e del pubblico.
Analisi preliminare / Pre-evento:
- Valutazione location e tipologia di evento
- Valutazione della stesura dei documenti di coordinamento (PSC / DUVRI)
- Richieste permessi e autorizzazioni agli organi competenti
Allestimento / Disallestimento:
- Qualifica fornitori (ai sensi Titolo I e Titolo IV D.Lgs. 81/08)
- Gestione e controllo della documentazione obbligatoria in ambito salute e sicurezza relativa alle ditte appaltatrici, alle strutture e allestimenti, agli impianti
- Creazione informativa ospiti
- Redazione Piano Gestione Emergenze Cantiere
- Coordinamento della sicurezza di tutte le ditte appaltatrici
Cantieri nel settore eventi: la gestione di un Evento in regime di Cantiere
Molto spesso quando si parla di eventi si pensa sempre a grandi concerti, importanti manifestazioni, eventi sportivi… Tuttavia anche convention aziendali, presentazione di un prodotto, una manifestazione fieristica possono essere ricondotti a questa definizione. Ancora oggi molti committenti credono di sentirsi tutelati affidando l’organizzazione e la gestione completa di un evento, sicurezza compresa, ad agenzie specializzate.
Nonostante ciò la responsabilità di tutti gli adempimenti sicurezza rimane sempre in capo al datore di lavoro committente; e per questo motivo, al fine di tutelarlo, consigliamo di affidarsi a figure con specifiche competenze in tale ambito. L’epidemia in corso, inoltre, ha affidato al datore del lavoro committente ulteriori responsabilità per prevenire la diffusione e il contagio da Covid-19 mediante l’applicazione di specifici protocolli.
Cosa regola la gestione della Sicurezza degli Eventi?
Per gestire un evento in Sicurezza ci sono normative ben precise che tengono conto delle peculiarità intrinseche riconducibili all’organizzazione di un evento: ad esempio i requisiti che devono avere le Location in cui si svolgeranno, ruoli e responsabilità dell’Organizzatore e del Committente e il coordinamento delle figure che parteciperanno nelle fasi di pianificazione ed esecuzione dello stesso (ad esempio agenzie, fornitori, allestitori e vari servizi)
Un evento può essere distinto in: privato, pubblico o pubblico spettacolo. Qualora ricadesse in una o nell’altra categoria, ci sono specifiche normative di riferimento e rapporti con gli Enti Preposti da attivare.
Evento: Quali sono le fasi che determinano la gestione della Sicurezza di un evento?
Per un’efficace gestione di un evento suggeriamo di suddividerlo in 4 fasi fondamentali:
- Fase Ideazione e progettazione – sulla base della tipologia di evento dovrebbe esserne verificata la fattibilità analizzando aspetti come: idoneità dei luoghi, numero di partecipanti, logistica e accessibilità della location, tipologia di allestimenti (scenografici e impiantistici)…
Dallo studio di questi primi dati potranno essere prese una serie di decisioni preliminari che andranno a modificare il progetto per tutelare maggiormente la salute e la sicurezza dei lavoratori. - Fase di Allestimento – È la fase fondamentale da monitorare nonché la più delicata dell’evento in quanto presenta notevoli rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori. Tali rischi sono generati principalmente dalle interferenze tra più ditte operanti nelle medesime aree di lavoro e dai tempi stringenti di ultimazione e consegna dei lavori. Il coordinamento temporale e spaziale delle ditte e delle lavorazioni riduce notevolmente la possibilità di rischi e infortuni.
- Fase di Evento – è necessario tener conto di molti aspetti per garantire la sicurezza del personale organizzatore e degli invitati o partecipanti in relazione alle strutture e agli impianti installati; pertanto dovranno essere richieste le opportune conformità e certificazioni. Inoltre, dovranno essere regolate tutte le procedure di gestione delle emergenze.
- Fase di Disallestimento – Anche questa fase dovrà essere attentamente pianificata in quanto presenta la criticità di lavorazioni in orario notturno e in tempi ancor più ridotti per liberare le aree.
In collaborazione con il Gruppo Contec nasce il progetto “Pillole di Sicurezza”, la serie di mini video dedicata alla divulgazione di tematiche di sicurezza sul lavoro.
A cura di Giovanni Bauleo, Tecnico Senior e responsabile di commessa presso Contec AQS – Ambiente Qualità e Sicurezza.
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