Ufficio Acquisti 4.0: come digitalizzare i processi di acquisto e automatizzare le attività?

Abbiamo già parlato in alcuni articoli di Industria 4.0. Un modo di fare impresa decisamente evoluto rispetto ai decenni passati, informato alla digitalizzazione dei processi fisici e decisionali. In quest’ottica anche i processi di approvvigionamento aziendali vengono supportati dalle tecnologie digitali, trasformando il classico ufficio acquisti in un vero e proprio Ufficio Acquisti 4.0.

La disponibilità di tecnologie digitali in grado di gestire informazioni complesse a costi decrescenti consente di automatizzare le attività ripetitive dell’ufficio acquisti, ottenendo considerevoli benefici in termini di risparmio di tempo e risorse, riduzione degli errori umani, velocità di risposta ai fabbisogni dei vari reparti dell’azienda.

I vantaggi dell’Ufficio Acquisti 4.0

  • automatizzazione delle attività a basso valore aggiunto
  • tempi più brevi nell’esecuzione dell’ordine
  • riduzione delle attività umane e degli errori ad esse connessi
  • maggiore continuità alla produzione
  • risparmio di tempo, costi e risorse umane

Come automatizzare i processi di acquisto?

Che si tratti di articoli in piccole quantità o di articoli di classe A, le varie fasi di acquisto comportano dei costi che, nel caso degli articoli di classe C, possono essere molto elevati rispetto al valore della merce stessa. Dalla selezione dei prodotti all’invio e la conferma dell’ordine, dal controllo della consegna al pagamento della fattura: sono tutte attività che devono essere eseguite dall’ufficio acquisti e, in un processo manuale, esse comportano l’impiego di tempo e risorse.

Per questo le aziende più evolute hanno già intrapreso la direzione dell’acquisto tramite rete o sistemi informatici che consentono di automatizzare le attività a basso valore aggiunto e investire in attività più remunerative e premianti per l’impresa.

Würth propone ai propri clienti un’ampia gamma di soluzioni digitali, anche personalizzate, finalizzate a ottimizzare le attività dell’ufficio acquisti. Con i sistemi informatici Würth, è possibile ridurre tempi e costi, mantenendo elevate le prestazioni delle fasi di approvvigionamento degli articoli di classe C.

Le funzioni avanzate dell’Online-Shop di Würth

L’Online-Shop di Würth Italia presenta delle funzioni avanzate che consentono alle aziende di ottimizzare i propri processi di acquisto. Registrandosi all’Online-Shop, è possibile fruire gratuitamente di una serie di funzionalità che consentono all’ufficio acquisti di digitalizzare alcune fasi dell’approvvigionamento, riducendo gli errori umani e i tempi di esecuzione.

CATALOGHI CODICI A BARRE

La funzione “catalogo codice a barre” permette di creare un catalogo di codici a barre da utilizzare in combinazione con il lettore Orsy Scan (Würth Scanner) oppure con la Würth APP. Il documento PDF che viene generato riporta le informazioni più importanti: codice a barre, codice articolo Würth, descrizione, misure e un’immagine dimostrativa. L’ufficio acquisti che si dota di cataloghi di codice a barre può scansionare i prodotti da ordinare direttamente dal catalogo con un lettore barcode.

MODELLI D'ORDINE

L’Online-Shop Würth comprende una serie di funzioni che rendono gli acquisti dei clienti più comodi, semplici e veloci, come la possibilità di creare un modello d’ordine che consente di acquistare velocemente i prodotti più utilizzati. Particolarmente utile per l’ufficio acquisti è la possibilità di creare un modello d’ordine per ogni commessa da soddisfare periodicamente. In questo caso, l’elenco degli articoli necessari è già pronto e non resta da fare altro che inviare l’ordine.

ORDINI IN ABBONAMENTO

L’ordine in abbonamento è il servizio di consegna programmata che Würth offre gratuitamente ai propri clienti. Il servizio è esclusivo per i clienti dello Shop-Online Würth e permette di ricevere, con cadenza regolare, i prodotti scelti. In ogni momento è possibile modificare il numero dei prodotti da consegnare; cambiare indirizzo, giorno, periodo di consegna; interrompere la consegna dei prodotti e farla ripartire in qualsiasi momento; bloccare il servizio. È possibile inoltre attivare nuovi ordini in abbonamento direttamente dal carrello della spesa sull’Online-Shop Würth. Questo servizio è particolarmente utile per l’ufficio acquisti che deve rispondere a un fabbisogno constante nel tempo.

LIVELLI AUTORIZZATIVI

Con le autorizzazioni multilivello, il responsabile dell’ufficio acquisti può delegare l’acquisto ad altri collaboratori, mantenendo il controllo totale su ogni singolo ordine, grazie ai processi di autorizzazione dell’ordine. Sull’Online-Shop possono essere configurati due diversi account: un utente primario (master) che svolge la funzione di approvazione e di gestione degli ordini in arrivo, approvando, modificando o rifiutando gli acquisti; uno o più utenti secondari (slave) che possono effettuare gli ordini, i quali verranno trasmessi a Würth solo dopo l’approvazione dell’utente primario (master).

Le soluzioni descritte in questo articolo fanno parte di “Azienda Digitale“, un più ampio progetto di digitalizzazione dei processi di approvvigionamento e di acquisto messo a punto da Würth per i propri clienti. L’Ufficio Acquisti 4.0 è ormai una tappa obbligata per le aziende che vogliono essere al passo con i tempi e ottimizzare i propri processi produttivi e decisionali, mantenendo elevati i livelli di efficienza e competitività. Con Azienda Digitale, Würth risponde alle esigenze di ogni cliente, dalla piccola impresa alla grande industria, fornendo una gamma di soluzioni scalabili su misura e il supporto costante di un consulente personale.

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