Autorizzazioni multilivello: come delegare gli ordini ai propri collaboratori mantenendo il controllo su tutti gli acquisti

Tra le soluzioni e-Procurement per automatizzare e digitalizzare i processi d’acquisto, una delle funzioni più efficaci consiste nell’autorizzazione degli acquisti multilivello, la quale consente di delegare ai propri collaboratori l’inserimento degli ordini e allo stesso tempo di mantenerne il controllo assoluto.

L’autorizzazione multilivello, presente negli e-Commerce B2B più evoluti, consente agli operatori di squadre esterne, reparti aziendali o sedi decentrate di elaborare autonomamente l’ordine, inserendo gli articoli necessari alla produzione, dando comunque l’ultima parola ai buyer per l’invio dell’ordine al fornitore.

I 3 errori fatali da evitare nei processi d’acquisto

L’Ufficio Acquisti di aziende con più siti produttivi o più reparti può incappare in alcuni errori frequenti nei processi di acquisto di materiali e strumenti di lavoro:

  • acquistare più volte e inutilmente lo stesso prodotto
  • acquistare un prodotto simile a quello richiesto dalla produzione, ma non il prodotto esatto
  • dimenticare di ordinare un prodotto, perché la richiesta di acquisto è stata annotata su un bigliettino, dettata al telefono, trasmessa a voce o mandata via e-mail
autorizzazione acquisti multilivello 2

È difficile garantire una sicura e corretta trasmissione delle richieste d’ordine dalla produzione all’Ufficio Acquisti. L’azienda potrebbe addirittura rischiare un blocco della produzione, se il prodotto ordinato non è stato mai acquistato o è sbagliato. L’autorizzazione degli acquisti multilivello è una delle soluzioni più efficaci per evitare gli errori e le dimenticanze, rendere la produzione più snella e risparmiare tempo. Il tutto consentendo di mantenere il pieno controllo dell’intero processo di approvvigionamento.

Come funziona l’autorizzazione acquisti multilivello?

L’autorizzazione degli acquisti multilivello consente ai Buyer o al Responsabile dell’Ufficio Acquisti di delegare ai collaboratori di fiducia l’inserimento di ordini, mantenendo però il controllo assoluto degli acquisti. Sull’Online-Shop Würth, ad esempio, possono essere configurati due diversi account: un account primario (master) e uno o più account secondari (slave).

In particolare, l’utente primario (master) gestisce gli ordini in arrivo, approva, modifica o rifiuta gli acquisti, mentre gli utenti secondari (slave) possono effettuare ordini che poi dovranno essere approvati dall’utente primario (master) prima di essere inviati.

Come posso implementare la funzione?

Implementare una funzione come quella di autorizzazione degli acquisti multilivello è molto semplice. Per l’attivazione nell’Online-Shop Würth è sufficiente che il cliente ci comunichi l’organigramma degli utenti master e slave e i relativi diritti (autorizzazione, visibilità del prezzo, ecc.). Agli utenti vengono fornite le credenziali per accedere all’Online-Shop Würth e la funzione viene abilitata in tempi rapidi.

Zero errori, zero sprechi: tutti i vantaggi degli acquisti multilivello

  • riduzione dei tempi di acquisto da parte del Responsabile dell’Ufficio Acquisti, che avrà una funzione di controllo e autorizzativa
  • sicurezza degli acquisti, perché sono gli operatori stessi a ordinare gli specifici articoli necessari alla produzione
  • tracciamento di tutti gli acquisti e report statistici per sapere in qualunque momento chi ha acquistato cosa
  • gestione degli ordini da tablet o smartphone grazie alla Würth App, quindi la funzione è particolarmente utile nel caso di squadre esterne
  • possibilità di integrazione con la funzione di gestione dei centri di costo per un controllo più efficace sugli acquisti effettuati

    Contattaci subito per saperne di più!

    Hai bisogno di maggiori informazioni su questo servizio?
    Compila il form per essere ricontattato a breve da un referente Würth.

    [honeypot controllocitta-584]

    *campi obbligatori